Se você é um profissional que possui dezenas e dezenas de atividades para fazer no seu ambiente de trabalho e não sabe por onde começar, ou não sabe identificar as atividades que mais agregarão valor, fica aqui comigo pois nos próximos 5 minutos vou te apresentar dicas poderosas de Gestão do Tempo para Líderes. Eu sou Fabiano Santana, Diretor Executivo e Coach do Instituto Rosa Mestre.

 

É como uma arte: olhar para o cenário atual e identificar aquilo que realmente merece a sua atenção. Não é uma tarefa fácil, pois o nosso dia a dia é extremamente corrido, mas você tem que arrumar uma forma de olhar as coisas “por cima”. É como se você subisse no teto da sua empresa e estivesse olhando para baixo, enxergando assim o caos generalizado. Nesse texto apresentaremos algumas Dicas de Gestão do Tempo para Líderes.

Isso te permitirá analisar os fatos e saber exatamente onde deve investir seu tempo, algo extremamente preciosoem nossas vidas.

Seguem abaixo algumas dicas que poderão te ajudar na organização do seu tempo, focando somente nas coisas certas, e na hora certa:

 

Dicas de Gestão do Tempo Para Líderes: 

1) Faça uma divisão muito clara duas suas responsabilidades

Obviamente que isso depende muito do cargo que você ocupa, mas vamos listar aqui algumas categorias que poderão lhe ajudar nessa divisão. Importante: não tenha muitas categorias, pois isso pode fazer você se perder. Defina no máximo 3 ou 4 categorias.

 a. Crescimento e Aperfeiçoamento – esse é o tempo que você investe para as inovações, melhorias, capacitação, definição de estratégias, enfim, coisas que podem gerar um alto valor agregado para você, para sua equipe e para sua empresa. Na prática, geralmente deixamos essas atividades de lado, pois seus resultados podem não ser tão imediatos. Isso é um erro fatal, pois é exatamente aqui que você pode mudar o rumo das coisas, mesmo que seu resultado não seja instantâneo.

    b. Gestão de Pessoas – esse é o tempo que você deve investir para “cuidar” da sua equipe, ter conversas sinceras, ajudar seu time, se colocar a disposição, remover barreiras, e assim por diante. Um líder nato joga junto com o time o tempo todo, portanto, não fique distante da sua equipe. E tenha uma atenção especial com a comunicação, essa não pode falhar.

 c. Responsabilidades primordiais / administrativas – são as suas funções básicas, ou seja, atividades que você obrigatoriamente deve executar no seu dia a dia. Também depende muito do seu cargo, mas podemos citar como exemplos: lançamento de horas, reuniões de prestação de contas, reembolsos, cumprir algum checklist, não deixar faltar ferramentas de trabalho para sua equipe (laptop, papel, caneta, etc.), e assim por diante. Tente otimizar ao máximo essas tarefas, pois elas com certeza ocuparão grande parte do seu dia.

 

2) Defina quanto tempo você deve dedicar para cada uma das categorias de suas responsabilidades

Uma vez que você definiu as categorias (listadas acima, ou outras), é de extrema importância que você defina o tempo que dedicará para cada uma dessas categorias. Como dica para definir esses tempos, pergunte-se: “Como sou um líder, ou como quero me tornar um líder, qual seria a melhor divisão de tempo para que eu seja um bom líder?”.

Ou seja, faça divisão de tempo pensando em algo que agregará valor para você e para sua equipe. Nesse cenário, você terá que ponderar as estratégias da empresa, as necessidades da sua equipe, as necessidades de outras equipes e as atividades que mais geram um valor agregado. Colocando tudo isso na balança, certamente sua divisão de tempo será prudente. Importante também revisar essa divisão de tempo periodicamente, de acordo com sua necessidade (mensalmente, semanalmente, semestralmente, e assim por diante).

 

3) Comunique seus superiores e subordinados sobre a sua divisão de tempo

Essa etapa é fundamental, pois você estará agindo de forma transparente com as pessoas do seu trabalho. Compartilhe esse seu planejamento com sua equipe e com seus chefes, peça a opinião deles e se possível, peça para que eles mostrem para você seus respectivos planejamentos de divisão de tempo. Obviamente que muitos deles ainda não terão feito isso, e você então, motivará essas pessoas para que também saibam gerenciar melhor seus respectivos tempos. Uma vez que você planejou e comunicou, é hora de colocar em prática tudo isso. Veja algumas dicas:

   a. Acompanhe a aplicação dessa técnica – é como se você tivesse auditando suas tarefas e verificando se o tempo gasto com elas está coerente com o seu planejamento. Use uma agenda de papel, ou até mesmo de computador ou smartphone para acompanhar essas tarefas. Se surgir necessidade de ajustes, sem problemas, é só rever o seu planejamento e continuar.

   b. Exercite o dimensionamento de tempo das tarefas – uma vez que você recebeu alguma demanda, ou alguma tarefa, é importante que você saiba quanto tempo gastará para finalizar tal atividade. Isso te ajudará a encaixar essa atividade dentro do seu planejamento de divisão do tempo, que você fez anteriormente.

     c. Atenção com seus pontos fracos – não adianta ficar eternamente delegando tarefas que você não sabe fazer, ou que você até faz, mas não muito bem. Isso te perseguirá por toda a sua carreira, até que você resolva. Um bom líder sabe das suas limitações, pois se conhece, e trabalha para aumentar seus limites. Se você não sabe fazer algo, diga que não sabe, seja honesto. Outra dica aqui, crucial, é para as pessoas que não sabem dizer “não”. Por vezes, o não é fundamental. Imagine que você fez seu planejamento de tempo, e a cada 5 minutos tem alguém na sua sala para fazer uma reunião, ou discutir algo. Se você não usar o “não”, seu planejamento foi em vão. Obviamente que situações críticas deverão ser tratadas com certa urgência.

 

É isso pessoal. Torço para que esse artigo tenha sido útil, e que você possa aplicar as Dicas de Gestão do Tempo para Líderes.

Fabiano Santana – Coach e Diretor Executivo do Instituto Rosa Mestre